Aufgaben einer Hausverwaltung

Wozu benötigt man einen Hausverwalter?

Ein Hausverwalter, oder auch Immobilienverwalter genannt, dient der Entlastung von Eigentümern und ist für die Betreuung seiner Immobilien verantwortlich. Der Verwalter stellt dabei das Bindeglied zwischen dem Eigentümer und Mietern, Behörden, Versorgern, Dienstleistern und Versicherungen dar. Sie als Alleineigentümer einer Immobilie sind dabei frei in der Entscheidung, ob Sie jemanden mit der Betreuung Ihrer Immobilie beauftragen oder nicht.

Im Bereich der WEG-Verwaltungen jedoch (also das Verwalten von Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft) gilt das WEG (Wohnungseigentumsgesetz). Dieses Gesetz schreibt vor, dass jede Eigentümergemeinschaft einen Verwalter bestellen muss. Dies schließt aber nicht aus, dass ein einzelner Eigentümer als Verwalter bestellt werden kann. Letztendlich muss der Bestellte aber sämtliche Gesetze eines Verwalters kennen und beachten, denn er trägt die Verantwortung für sein Handeln gegenüber der Gemeinschaft.

Welchen Vorteil verschafft mir eine Hausverwaltung?

Während der laufenden Betreuung der eigenen Immobilie treffen Eigentümer auf eine Vielzahl von Fragen. Ein professioneller Verwalter hat stets die passende Antwort, um die Immobilien rechtssicher und erfolgreich an eine nachhaltige Steigerung der Rendite heran zu führen. Dabei geht es um Fragen wie z.B.:

• Wie rechne ich die angefallenen Betriebskosten richtig ab?
• Wie werbe ich richtig für eine Neuvermietung?
• Woher bekomme bei einer Neuvermietung einen rechtssicheren Mietvertrag, der alle gesetzlichen Neuerungen berücksichtigt?
• Welche Kautionshöhen darf ich verlangen und wie verwahre ich dieses Geld?
• In welchen Fällen darf ich über die Kaution verfügen?
• Wie und wie hoch kann ich die Mieten erhöhen?
• Was kann ich tun, wenn mein Mieter seine Miete nicht regelmäßig zahlt?
• Welche Gefahren muss ich versichern?
• Wie reagiere ich auf Mängelanzeigen und Mietminderungsandrohungen meiner Mieter?
• Kann ich meine Immobilie umbauen, wie ich es will?
• Welche sonstigen gesetzlichen Vorschriften muss ich als Vermieter beachten?
• Muss ich eine Wohnungsübergabe oder Wohnungsabnahme protokollieren? Und wenn ja, was sollte ich darin alles festhalten?

Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung?

Die vielzähligen Aufgaben eines Wohnungsverwalters werden zunächst in den technischen, kaufmännischen und administrativen Bereich aufgegliedert. Aber auch die Beratungstätigkeit des Verwalters ist eine Kernaufgabe. Sie als Eigentümer entscheiden selbst, welche Aufgaben der Verwalter Ihrer Immobilie übernehmen soll und vereinbaren dies im Verwaltervertrag.
Viele Leistungen einer Verwaltung sind für den Eigentümer direkt nicht ersichtlich. Hierzu zählen u.a. das Verbuchen sämtlicher Zahlungsein- und –ausgänge, das Mahnwesen, das Dispositionieren von laufenden Rechnungen, Abschluß von Wartungs-, Versorgungs- und Versicherungsverträgen. Auch die Kommunikation mit den Mietern, Behörden, Dienstleistern und Handwerkern, sowie das Verwahren von Schlüsseln, das Bearbeiten von Schäden, Rundschreiben und Aushänge, wie auch die Neuvermietung werden von vielen Eigentümern stark unterschätzt. Die Beachtung gesetzlicher Neuerungen und aktueller Rechtssprechungen machen es dem Privatmann fast unmöglich, diese Aufgaben zu bewältigen. Aktuell sind hier aufzuzählen die Erstellung von Energieausweisen, die wiederkehrenden Trinkwasserbeprobungen, sowie Änderungen in den Abrechnungsvorschriften für den Warmwasserverbrauch.

Gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben einer WEG-Verwaltung sind z.B. Erstellung des Wirtschaftsplanes, Erstellung der Jahresabrechnung, Vorbereitung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen, Führen einer Beschluss-Sammlung, Instandhaltung der Immobilie, Verwaltung der Hausgelder und Instandhaltungsrücklage. 

Allein aus diesen Aufgaben ist die hohe Verantwortung eines Verwalters zu erkennen, weil er das Vermögen der Gemeinschaft bzw. des einzelnen Eigentümers verwaltet.

Worum habe ich mich als Eigentümer letztendlich noch zu kümmern?

Übernimmt eine Verwaltung das Komplett-Paket für Ihre Immobilie, werden Sie allenfalls noch an elementaren Fragen beteiligt, sofern Sie Ihrem Verwalter soweit freie Hand gewähren. Üblicherweise sollte ein professioneller Verwalter in seiner Arbeit nicht dadurch gebremst werden, dass er für jede defekte Glühbirne drei Vergleichsangebote einholen muss. Ihm sollte also ein gewisses Budget als Handlungsspielraum eingeräumt werden, bis zu dessen Grenze er selbst und für Sie optimal entscheiden kann. Sollten jedoch notwenige Arbeiten diese Budget-Grenze übersteigen, sind Sie gefragt.
In jedem Fall sollten Sie nach Abschluß eines Wirtschaftsjahres über die Einnahmen und Ausgaben in Form einer nachvollziehbaren Abrechnung informiert werden, sodaß Ihr Steuerberater daraus die entsprechenden steuerlichen Erklärungen anfertigen kann. Gern sitzt Ihr Verwalter auch mit Ihnen zusammen beim Steuerberater und Sie stimmen sich gemeinsam über künftige Strategien und deren Steuerbarkeit ab.
Je nach dem Umfang der auf den Verwalter übertragenen Aufgaben kann für Sie eine fast vollständige Entlastung entstehen.

Welchen gesetzlichen Regelungen unterliegen Hausverwalter?

Für einzelne Eigentümer gibt es keine gesetzliche Grundlage. Alle Aufgaben und Leistungen, Rechte und Pflichten sind hier zwischen dem Eigentümer und dem Verwalter frei verhandelbar.

Für WEG-Verwaltungen (also das Verwalten von Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft) gilt das WEG (Wohnungseigentumsgesetz). Da WEG-Gesetz nicht alle Fälle abschließend behandelt, werden die Vorschriften durch unzählige Urteile aus der Rechtssprechung erweitert, an die sich der bestellte Verwalter zu halten hat.

Es ist also sinnvoll, für diese recht umfangreichen Aufgaben einen professionell agierenden Verwalter einzusetzen, denn die Beachtung gesetzlicher Neuerungen und aktueller Rechtssprechungen machen es dem Privatmann fast unmöglich, diese Aufgaben zu bewältigen. Aktuell sind hier aufzuzählen die Erstellung von Energieausweisen, die wiederkehrenden Trinkwasserbeprobungen, sowie Änderungen in den Abrechnungsvorschriften für den Warmwasserverbrauch.

Was kostet mich so ein Verwalter?

Es gibt zwar keine gesetzliche Grundlage für die Höhe der Verwaltervergütung, eine Orientierungshilfe liefert jedoch eine im Jahre 2010 von den Spitzenverbänden der Immobilienwirtschaft aufgestellte Studie. Demnach beträgt die monatliche Vergütung von wohnwirtschaftlich genutzten Immobilien zwischen 17,24 und 23,56 Euro pro Einheit. In der zweiten Kalkulationsvariante liegt die jährliche Verwaltervergütung zwischen 4% und 9% der Jahresnettokaltmiete, wobei jede Verwaltung üblicherweise diesen Betrag aufgeteilt in monatlichen Teilzahlungen verlangen wird.Es ist auch darauf zu achten, dass neben den monatlich fixen Kosten auch – je nach Aufgabenumfang – weitere Zusatzkosten entstehen können.

Die Kosten für eine professionelle Verwaltung sind zwar im wohnwirtschaftlichen Bereich nicht auf den Mieter umlagefähig, aber in der jährlichen Steuererklärung (Anlage V+V) gewinnschmälernd abzusetzen. Eine professionelle Hausverwaltung verhilft dem Eigentümer, die Rentabilität nachhaltig zu steigern und somit die Verwalterkosten wieder zu refinanzieren.